Bonne année 2025

Accueil téléphonique

Je le vois ou dirais-je, je l’entends lorsque je fais de la prospection téléphonique pour certains clients….l’accueil téléphonique et physique est primordial.

Il renvoie à l’ambiance de la société, à sa santé mentale. Et en toute honnêteté, être reçu par quelqu’un de nonchalant ou qui vous fait clairement comprendre que vous tombez mal et que ce n’est jamais le moment, ne donne pas envie d’aller plus loin.

C’est pourquoi, avoir une personne qui sourit au téléphone, qui vous reçoit avec une bonne poignée de main, a un impact direct sur les futurs échanges. Il est donc extrêmement important de choisir une personne qui sait garder ce sourire à toute épreuve et qui parle correctement la langue de son interlocuteur.

Egalement, je déconseille les répondeurs vocaux automatiques, qui pour moi, sont à proscrire. Il n’y a rien de plus agaçant que de devoir écouter un robot qui énonce tous les services un par un pour vous proposer un choix et qui finalement vous renvoie à un autre numéro à composer car vous n’êtes pas au bon endroit.

Remplacer l’humain pour tout est à mon sens une ineptie.

Assistante Administrative

Qu’est-ce que le métier d’Assistante Administrative Indépendante ?

Le métier d’assistante administrative pour les entreprises

Le rôle d’assistante administrative est devenu crucial dans la gestion quotidienne des entreprises modernes, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. L’assistante administrative est un véritable pilier de l’organisation, facilitant la vie des équipes et assurant un flux de travail fluide. Elle assume une variété de missions qui couvrent la gestion des documents, la coordination des activités internes, le soutien aux dirigeants, et même des tâches relatives aux ressources humaines.

Qu’est-ce qu’une assistante administrative ?

Une assistante administrative est une professionnelle qui gère les tâches administratives quotidiennes dans une entreprise. Son rôle est souvent sous-estimé, mais il est essentiel pour garantir que tout fonctionne correctement en coulisse. L’assistante permet aux autres collaborateurs, qu’il s’agisse des managers ou des équipes opérationnelles, de se concentrer sur leurs objectifs en s’occupant des détails administratifs qui pourraient ralentir le travail.

Les principales missions d’une assistante administrative

Les tâches d’une assistante administrative sont très variées et évoluent selon la taille de l’entreprise, son secteur d’activité et les attentes spécifiques du poste. Voici une vue d’ensemble plus détaillée des missions qu’elle peut accomplir :

1. Organisation et planification des activités de l’entreprise
   L’organisation est l’une des principales responsabilités de l’assistante administrative. Elle est chargée de planifier les réunions internes et externes, de réserver des salles, de préparer l’ordre du jour et de coordonner la logistique associée (disponibilité des équipements, visioconférences, etc.).
   L’assistante est également souvent responsable de la gestion des agendas des dirigeants ou des équipes, veillant à ce que les rendez-vous ne se chevauchent pas et que le temps soit utilisé de manière optimale. Lors de déplacements professionnels, elle peut gérer les réservations de transports, les hôtels, et parfois même les itinéraires détaillés.
2. Gestion administrative et documentaire
   L’une des responsabilités fondamentales de l’assistante administrative est la gestion de la documentation de l’entreprise. Cela inclut le classement physique et numérique des dossiers, la création de bases de données, la gestion des archives et l’accès aux documents importants pour l’entreprise. Elle doit s’assurer que tous les documents sont bien organisés et facilement accessibles lorsque cela est nécessaire.
   Cette gestion rigoureuse des documents permet de garantir la conformité aux normes internes et légales, et de faciliter le travail des équipes en entraînant les pertes de temps dues à la recherche d’informations.
3. Suivi des commandes, des factures et gestion financière basique
   Une autre dimension du travail de l’assistante administrative consiste à gérer les flux financiers de base de l’entreprise. Cela inclut le suivi des factures, la vérification des paiements et la gestion des relations avec les fournisseurs. Elle est aussi parfois responsable de la préparation des devis, de la gestion des bons de commande, et du suivi des livraisons.
   Cette tâche demande une grande attention aux détails, car des erreurs peuvent avoir des répercussions importantes, notamment des retards dans les paiements ou des problèmes avec les fournisseurs.
4. Support aux ressources humaines
   Dans de nombreuses entreprises, l’assistante administrative joue un rôle de soutien dans la gestion des ressources humaines. Cela peut inclure la gestion des plannings des congés, la préparation des contrats de travail, la mise à jour des dossiers des employés, et même la gestion des bulletins de salaire.
   Elle peut également être sollicitée pour participer à l’organisation des sessions de formation, des événements d’entreprise, ou pour s’assurer que les nouveaux employés reçoivent tous les documents et équipements nécessaires à leur intégration.
5. Gestion des fournitures et des équipements
   L’assistante administrative est souvent en charge de la gestion des stocks de fournitures de bureau. Elle doit s’assurer que tout le matériel nécessaire est disponible et en bon état de fonctionnement, que ce soit pour les équipements informatiques, le mobilier de bureau ou encore les consommables comme les stylos, papier, ou toners d’imprimante.
   Elle coordonne également avec les prestataires extérieurs pour la maintenance des équipements et peut être amenée à gérer des projets plus larges, comme le réaménagement des espaces de travail.

Quelles sont les compétences et qualités essentielles pour exceller dans ce métier ?

Le métier d’assistante administrative requiert un ensemble de compétences techniques et humaines variées. Voici quelques-unes des plus importantes :

1. Excellente organisation et gestion du temps
   Avec de multiples tâches à gérer quotidiennement, l’assistante administrative doit être capable de prioriser et d’organiser son travail de manière efficace. La capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps, tout en respectant les délais, est cruciale.
2. Polyvalence et adaptabilité
   Le rôle d’assistante administrative est très varié et nécessite une grande polyvalence. Elle doit être prête à s’adapter rapidement aux situations nouvelles ou urgentes, qu’il s’agisse de résoudre des problèmes techniques ou de gérer des demandes imprévues.
3. Maîtrise des outils bureautiques
   Une bonne maîtrise des outils bureautiques est indispensable. Cela inclut des logiciels comme Word, Excel, PowerPoint, mais aussi des logiciels de gestion de bases de données ou de comptabilité, ainsi que des systèmes de gestion électronique des documents (GED).
4. Capacité à travailler sous pression
   Les journées d’une assistante administrative peuvent être stressantes, notamment lorsqu’il s’agit de gérer des demandes urgentes ou multiples. La capacité à garder son calme et à travailler efficacement sous pression est une qualité précieuse.
5. Discrétion et sens de la confidentialité
   L’assistante administrative est souvent amenée à traiter des informations sensibles, qu’elles soient financières, RH, ou stratégiques. La discrétion et le respect de la confidentialité sont donc des impératifs absolus dans ce métier.
6. Compétences en communication
   Le contact avec les clients, fournisseurs et collaborateurs nécessite une excellente communication, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. L’assistante administrative doit savoir s’exprimer clairement et avec professionnalisme dans toutes ses interactions.

L’importance du rôle d’assistante administrative pour les entreprises :

Le travail d’une assistante administrative va bien au-delà des simples tâches administratives. Elle est un soutien vital pour l’ensemble des équipes, contribuant à la productivité globale de l’entreprise. Grâce à sa polyvalence, sa gestion efficace des documents et son sens de l’organisation, elle permet à chaque département de se concentrer sur ses objectifs sans être ralenti par des questions logistiques ou administratives.

En conclusion, l’assistante administrative est le moteur silencieux de l’entreprise. En coulisses, elle gère les processus essentiels, facilite la communication et l’organisation, et assure la continuité des opérations. Un poste indispensable pour le bon fonctionnement de toute structure !

Facturation

La facturation est parfois loin d’être simple. C’est pourquoi je recommande à tous les entrepreneurs, quelle que soit la forme juridique de leur entreprise, d’adopter un logiciel de facturation qui soit connecté au compte bancaire. Ceci pour plusieurs raisons :

• La facilité de rapprocher les entrées et les sorties avec leur justificatifs, donc une meilleure gestion de la trésorerie,

• Avoir un aperçu presque en temps et en heure des mouvements du compte bancaire sans avoir à se connecter sur la plateforme de la banque,

• Pouvoir faire ses factures/avoirs et enregistrements de règlements clients sur la même plateforme, exit tous les logiciels de compta, gestion etc.

Aujourd’hui, il existe une multitude de logiciels qui intègrent tout cela. A vous de bien le choisir. Vous pouvez demandez un avis à votre assistante et à votre Expert-Comptable afin d’être orienté au mieux vers LA solution qui pourra être la mieux adaptée à votre situation.

La gestion de cette plateforme peut être totalement gérée par votre assistante, qui pourra par ce biais, transmettre tous les éléments en dématérialisé à votre Expert-Comptable.

Le plus, ces plateforme fonctionnent en SAAS, ce qui signifie qu’elles peuvent être consultées à distance, depuis n’importe où, certaines sont mêmes disponibles sur le téléphone portable !

Vous avez une question ? Une demande ? Vous ne savez pas comment mettre en place ce type d’outils au sein de votre structure ? Je suis là pour vous aider. N’hésitez pas à me contacter en réservant un créneau pour pouvoir en discuter : https://calendly.com/assist-ailes/30mn